BỘ QUY TẮC ỨNG XỬ

I. Bộ quy tắc ứng xử của tập đoàn transcosmos
Chúng tôi đã xây dựng Bộ Quy tắc Ứng xử của Tập đoàn transcosmos nhằm:
Đáp ứng kỳ vọng của tất cả các bên liên quan, bao gồm khách hàng, nhân viên và cổ đông, đồng thời đóng góp cho xã hội thông qua việc tích hợp các yếu tố Môi trường, Xã hội và Quản trị (ESG) vào hoạt động quản lý kinh doanh; và 
Duy trì và nâng cao giá trị doanh nghiệp của Tập đoàn bằng cách nâng cao nhận thức tuân thủ trong đội ngũ lãnh đạo và nhân viên. 
1. Tuân thủ
1.1 Chúng tôi tuân thủ pháp luật và các quy định tại các quốc gia và khu vực nơi chúng tôi hoạt động kinh doanh.
1.2 Chúng tôi hiểu và tuân thủ các thông lệ pháp lý, công bằng và tập quán kinh doanh được công nhận tại các quốc gia và khu vực nơi chúng tôi hoạt động.
2. Nhân quyền
2.1 Chúng tôi tôn trọng nhân quyền của mỗi cá nhân và không thực hiện bất kỳ hình thức phân biệt đối xử, quấy rối hay hành vi/lời nói mang tính xúc phạm nào.
2.2 Chúng tôi tôn trọng sự đa dạng và nỗ lực xây dựng môi trường làm việc công bằng, nơi nhân viên từ các nền tảng khác nhau có thể phát huy tối đa năng lực.
2.3 Chúng tôi không tuyển dụng lao động trẻ em chưa đủ độ tuổi lao động theo quy định pháp luật tại quốc gia hoặc khu vực hoạt động. Ngoài ra, người dưới 18 tuổi sẽ không thực hiện các công việc, bao gồm làm ca đêm, có thể ảnh hưởng đến sự phát triển thể chất, trí tuệ, tâm lý hoặc tinh thần.
2.4 Chúng tôi không chấp nhận bất kỳ hình thức lao động cưỡng bức hay chế độ nô lệ hiện đại nào.
3. Lao động
3.1 Chúng tôi tuân thủ pháp luật và quy định tại các quốc gia và khu vực hoạt động, đồng thời tôn trọng quyền tự do hiệp hội, thương lượng tập thể và hành động tập thể của người lao động.
3.2 Chúng tôi tuân thủ các quy định liên quan đến an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, đồng thời duy trì và cải thiện môi trường làm việc an toàn, lành mạnh và vệ sinh, chú trọng đến sức khỏe thể chất và tinh thần của mỗi cá nhân.
3.3 Chúng tôi ưu tiên bảo vệ tính mạng và sức khỏe con người thông qua việc chuẩn bị và ứng phó với các tình huống khẩn cấp như động đất, bão, dịch bệnh, xung đột khu vực, khủng bố và các sự cố bất ngờ khác, nhằm giảm thiểu tổn thất cho các bên liên quan và công ty.
4. Cung cấp dịch vụ
4.1 Chúng tôi đóng góp vào sự phát triển của khách hàng và xã hội thông qua các hoạt động kinh doanh và doanh nghiệp của mình.
4.2 Chúng tôi luôn chú trọng đến chất lượng và độ an toàn của các dịch vụ cung cấp.
5. Thực hành thương mại công bằng
5.1 Chúng tôi thực hiện hoạt động kinh doanh một cách công bằng và thiện chí với tất cả đối tác.
5.2 Chúng tôi tuân thủ các điều khoản giao dịch với đối tác và chấp hành đầy đủ các quy định pháp luật liên quan.
6. Chống hối lộ
6.1 Chúng tôi hiểu rõ và tuân thủ đầy đủ các luật, quy định và hướng dẫn liên quan đến phòng chống hối lộ và tham nhũng tại các quốc gia và khu vực hoạt động; đồng thời xây dựng chính sách chống hối lộ và tham nhũng của Tập đoàn.
6.2 Chúng tôi không trực tiếp hoặc gián tiếp đưa hoặc nhận bất kỳ lợi ích không phù hợp nào từ bất kỳ đối tác hay bên liên quan nào, bao gồm cả cán bộ nhà nước, vượt quá phạm vi được cho phép theo pháp luật, quy định, hướng dẫn hoặc thông lệ xã hội.
6.3 Chúng tôi duy trì hồ sơ kế toán và tài liệu liên quan đầy đủ, chính xác về doanh thu và chi phí nhằm phòng chống hối lộ và tham nhũng.
7. Quản lý thông tin
7.1 Chúng tôi tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến quản lý và bảo vệ thông tin.
7.2 Chúng tôi xây dựng chính sách an ninh thông tin của Tập đoàn nhằm quản lý và bảo vệ phù hợp các thông tin xử lý trong hoạt động kinh doanh.
7.3 Chúng tôi tôn trọng quyền sở hữu thông tin của bên thứ ba và không sử dụng hoặc thu thập thông tin đó một cách không phù hợp.
7.4 Chúng tôi liên tục đảm bảo an toàn thông tin trong công ty.
8. Bảo vệ sở hữu trí tuệ
8.1 Chúng tôi nhận thức rằng tài sản sở hữu trí tuệ của công ty là tài sản có giá trị và thực hiện các biện pháp phù hợp để bảo vệ.
8.2 Chúng tôi tôn trọng quyền sở hữu trí tuệ của bên thứ ba và không sử dụng hoặc thu thập trái phép các tài sản đó.
9. Hành vi đạo đức
9.1 Chúng tôi thực hiện đầy đủ các thủ tục kế toán và thuế theo quy định pháp luật, tiêu chuẩn kế toán và quy định thuế tại các quốc gia và khu vực hoạt động.
9.2 Chúng tôi ghi nhận chính xác và đầy đủ các giao dịch, ngày tháng, giá trị tiền tệ và các thông tin liên quan trong sổ sách kế toán và chứng từ theo quy định pháp luật và nội bộ; không lập hồ sơ giả mạo hoặc thực hiện giao dịch ngoài sổ sách.
9.3 Chúng tôi quản lý và sử dụng tài sản công ty phù hợp với quy định nội bộ và không sử dụng sai mục đích hoặc gian lận.
9.4 Chúng tôi không thực hiện các hành vi nhằm trục lợi cá nhân gây ảnh hưởng đến lợi ích của công ty.
10. Môi trường
10.1 Chúng tôi nỗ lực giải quyết các vấn đề môi trường toàn cầu và xã hội thông qua hoạt động kinh doanh, góp phần vào sự phát triển bền vững và thịnh vượng của xã hội.
10.2 Chúng tôi cung cấp các dịch vụ xanh phù hợp với các quy định, hướng dẫn và tiêu chuẩn bảo vệ môi trường hiện hành.
10.3 Chúng tôi liên tục hành động để đạt được các mục tiêu môi trường của công ty, bao gồm các sáng kiến ứng phó với biến đổi khí hậu; đồng thời thúc đẩy truyền thông về chính sách và hoạt động môi trường với các bên liên quan trong và ngoài Tập đoàn.
10.4 Chúng tôi cam kết góp phần xây dựng xã hội tuần hoàn thông qua việc giảm thiểu tác động môi trường, tiết kiệm năng lượng, giảm chất thải và sử dụng hiệu quả tài nguyên.
11. Hoạt động cộng đồng
11.1 Chúng tôi nỗ lực góp phần duy trì trật tự và an toàn cho xã hội dân sự.
11.2 Chúng tôi tích cực tham gia các hoạt động trách nhiệm xã hội doanh nghiệp (CSR) tại các quốc gia và khu vực hoạt động, đồng thời góp phần giải quyết các vấn đề xã hội và phát triển cộng đồng địa phương.
12. Bảo vệ người tố giác và nghiêm cấm đối xử bất lợi
12.1 Chúng tôi sẽ tham vấn hoặc báo cáo các hành vi vi phạm hoặc có khả năng vi phạm chính sách này thông qua các kênh báo cáo đã được thiết lập.
12.2 Chúng tôi không có bất kỳ hành vi đối xử bất lợi nào đối với cá nhân thực hiện tham vấn hoặc tố giác (người tố giác) liên quan đến hành vi sai phạm hoặc vi phạm tiềm ẩn chỉ vì họ đã thực hiện việc báo cáo hoặc tham vấn đó.
II. Bộ quy tắc ứng xử của transcosmos Việt Nam
A. SỨ MỆNH - TẦM NHÌN - GIÁ TRỊ CỐT LÕI VÀ TRIẾT LÝ KINH DOANH
Sứ mệnh
Sứ mệnh của chúng tôi là tận dụng sự thấu hiểu khách hàng để luôn là đối tác đáng tin cậy nhất.
Tầm nhìn
Là một doanh nghiệp có nguồn gốc từ châu Á, tầm nhìn của chúng tôi là kiến tạo một xã hội toàn cầu, nơi mọi người đều bình đẳng và được ứng xử với sự tôn trọng.
Giá trị cốt lõi
Định hướng khách hàng
Để luôn được lựa chọn là đối tác đáng tin cậy duy nhất, chúng tôi lấy khách hàng là ưu tiên hàng đầu và luôn coi trọng những phản hồi từ GEMBA.
Định hướng nhân viên
Chúng tôi nâng cao sự hài lòng của nhân viên và tăng cường sự gắn kết thông qua quá trình làm việc sát cánh để đạt mục tiêu kinh doanh chung.
Tính chuyên nghiệp
Để hoàn thành công việc và nhận trách nhiệm như những chuyên gia, chúng tôi sẽ tận tâm làm việc với sự tự hào, tự tin và niềm đam mê.
Triết lý kinh doanh
Sự hài lòng của khách hàng chính là giá trị tồn tại của chúng ta, sự trưởng thành của mỗi cá nhân chính là yếu tố tạo nên giá trị bền vững cho tương lai.
B. GIỚI THIỆU VỀ BỘ QUY TẮC ỨNG XỬ
I. Mục đích
Bộ quy tắc Ứng xử (sau đây gọi là “Bộ quy tắc”) của transcosmos Việt Nam (sau đây gọi là “TCV”) được thiết lập nhằm xác định các tiêu chuẩn đạo đức và hành vi chuyên nghiệp, góp phần tạo dựng môi trường làm việc minh bạch, công bằng và tôn trọng.
Bộ quy tắc không chỉ hướng dẫn nhân viên đưa ra quyết định đúng đắn mà còn giúp gìn giữ giá trị cốt lõi, đảm bảo tính chính trực, trách nhiệm, và duy trì niềm tin từ khách hàng, đối tác. Việc tuân thủ Bộ quy tắc này giúp Công ty giảm thiểu rủi ro pháp lý, bảo vệ danh tiếng và thúc đẩy sự phát triển bền vững.
Hơn cả một bộ quy định, đây là nền tảng định hướng văn hóa làm việc chuyên nghiệp, sáng tạo và hiệu suất cao, góp phần củng cố lợi thế cạnh tranh và xây dựng thương hiệu TCV vững mạnh.
II. Phạm vi và đối tượng áp dụng
Bộ quy tắc được áp dụng trên phạm vi toàn Công ty bao gồm Văn phòng trụ sở chính và tất cả các chi nhánh của Công ty. 
Tất cả nhân viên đang làm việc tại các bộ phận, phòng ban, dự án của TCV ở tất cả các vị trí công việc đều có trách nhiệm và nghĩa vụ tuân thủ Bộ quy tắc này. 
Bộ quy tắc này cũng áp dụng đối với tất cả những đại diện khác, hành động thay mặt cho Công ty TCV, bao gồm: chuyên gia tư vấn, cán bộ quản lý cấp cao và thành viên ban quản trị của các Công ty trong Tập đoàn, nhà thầuhoặc bên thứ ba đang thực hiện các dịch vụ cho Công ty TCV.
III. Hướng dẫn sử dụng Bộ quy tắc
Nhân viên
Phải đọc, hiểu rõ và tuân thủ các nội dung của Bộ quy tắc. Khi không chắc chắn, hãy tìm kiếm sự hướng dẫn từ phía Công ty để được giải đáp, hướng dẫn trong quá trình thực hiện.
Ngăn chặn, báo cáo kịp thời nếu phát hiện vi phạm hoặc các nghi vấn vi phạm Bộ quy tắc. 
Không bao che, thông đồng, giúp đỡ cho các hành vi vi phạm Bộ quy tắc. 
Chịu trách nhiệm theo quy định tại nội quy, quy định của pháp luật nếu vi phạm quy định Bộ quy tắc.
Đội ngũ quản lý
Là một người quản lý tại TCV, bạn được kỳ vọng sẽ là tấm gương về đạo đức và tác phong làm việc chuyên nghiệp. Điều đó có nghĩa là bạn không chỉ tuân thủ Bộ quy tắc, mà còn đóng vai trò dẫn dắt, đảm bảo rằng đội ngũ của mình hiểu rõ và thực hiện đúng các nguyên tắc đã đề ra. Bạn có trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ nhân viên tiếp cận với các chính sách, quy trình và tiêu chuẩn ứng xử của Công ty.
Bên cạnh đó, bạn cần chủ động hành động khi phát hiện vi phạm, báo cáo kịp thời theo quy định và tìm kiếm sự hỗ trợ từ bộ phận nhân sự, pháp chế hoặc các bộ phận liên quan khi cần thiết.
Các cấp quản lý không chỉ chịu trách nhiệm giám sát mà còn cần tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, nơi nhân viên có thể thoải mái trao đổi về các vấn đề đạo đức mà không lo ngại bị ảnh hưởng tiêu cực. Điều quan trọng là phải xây dựng văn hóa cởi mở, khuyến khích sự trung thực và trách nhiệm, đồng thời cung cấp hướng dẫn, hỗ trợ phù hợp để đảm bảo mọi quyết định đều dựa trên giá trị và nguyên tắc của TCV.
Đối tác kinh doanh và nhà cung cấp
TCV cam kết duy trì các tiêu chuẩn cao về đạo đức kinh doanh, quyền con người, điều kiện lao động, trách nhiệm môi trường và chống tham nhũng trong mọi hoạt động. Chúng tôi mong đợi các đối tác và nhà cung cấp cũng tuân thủ các nguyên tắc tương tự, đảm bảo tính minh bạch và bền vững trong mối quan hệ hợp tác.
Tất cả nhà cung cấp làm việc với TCV cần tuân theo Tiêu chuẩn về Nơi làm việc của Nhà cung cấp, phù hợp với các giá trị cốt lõi và chính sách của Công ty. Chúng tôi kỳ vọng vào sự hợp tác dựa trên sự tôn trọng, trách nhiệm và tuân thủ các quy định chung, góp phần tạo ra một hệ sinh thái kinh doanh lành mạnh và đáng tin cậy.
Hướng dẫn và báo cáo khi có nghi vấn vi phạm Bộ quy tắc
4.1 Hướng dẫn khi có vi phạm Bộ quy tắc
Bộ quy tắc không thể bao quát mọi tình huống liên quan đến luật pháp, quy định nội bộ hoặc chuẩn mực đạo đức. Vì vậy, mỗi cá nhân cần vận dụng tư duy logic và đánh giá phù hợp để xác định cách ứng xử đúng đắn trong từng hoàn cảnh.
Nếu bạn rơi vào một tình huống mà không chắc chắn liệu hành động của mình có phù hợp hay không, hãy tự đặt ra các câu hỏi sau:
Tôi có đang hành động công bằng và trung thực không?
Việc này có hợp pháp không?
Hành động của tôi có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến Công ty hoặc bên thứ ba không?
Đây có phải là điều đúng đắn nên làm?
Nếu người khác biết về hành động này, họ sẽ đánh giá nó theo hướng tích cực hay tiêu cực?
Tôi có tin rằng hành động của mình tuân theo các tiêu chuẩn đạo đức không?
Nếu thông tin này xuất hiện trên phương tiện truyền thông, tôi và Công ty sẽ bị nhìn nhận như thế nào?
Khi gặp phải tình huống không có câu trả lời rõ ràng trong Bộ Quy Tắc, việc tham vấn kịp thời là rất quan trọng để bảo vệ lợi ích của TCV và đảm bảo tuân thủ đúng quy định. 
Nếu cần hướng dẫn, bạn nên chủ động trao đổi với quản lý trực tiếp, bộ phận nhân sự hoặc các bộ phận liên quan để có giải pháp phù hợp.
4.2 Báo cáo khi có vi phạm Bộ quy tắc và Bảo vệ người tố giác
Việc tuân thủ Bộ quy tắc không chỉ dừng lại ở việc làm đúng theo quy định mà còn xuất phát từ sự liêm chính và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong Công ty.
Mọi nhân viên có trách nhiệm báo cáo nếu phát hiện hoặc nghi ngờ hành vi vi phạm do bất kỳ cá nhân hay đại diện nào của TCV thực hiện. Công ty cam kết thực hiện chính sách không trả đũa, đảm bảo rằng những ai báo cáo một cách thiện chí sẽ không phải chịu bất kỳ hậu quả tiêu cực nào trong công việc.
Nếu bạn nhận thấy hành vi vi phạm Bộ quy tắc hoặc bất kỳ chính sách nào trong Nội quy Công ty của TCV, hãy báo cáo ngay với người quản lý trực tiếp, bộ phận nhân sự, bộ phận pháp lý hoặc các đơn vị chức năng có liên quan. 
Tất cả các báo cáo sẽ được xử lý một cách nghiêm túc, bảo mật và nhanh chóng nhằm bảo vệ quyền lợi của người tố giác cũng như giữ gìn sự minh bạch trong tổ chức.
Công ty khuyến khích nhân viên tuân thủ quy trình báo cáo chính thức thay vì lan truyền thông tin chưa kiểm chứng trên mạng xã hội, phương tiện truyền thông hoặc các kênh không chính thống. Việc chia sẻ sai lệch có thể ảnh hưởng đến danh dự cá nhân, gây tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh, hình ảnh và uy tín của TCV.
Tuân thủ pháp luật
TCV cam kết tuân thủ đầy đủ mọi luật lệ và quy định hiện hành trong quá trình hoạt động, bao gồm nhưng không giới hạn ở các quy định về lao động, kinh doanh, bảo mật thông tin và bảo vệ dữ liệu cá nhân. Mọi quyết định và hành vi kinh doanh đều phải phù hợp với Bộ quy tắc, các chính sách nội bộ và hướng dẫn của Công ty.
Trong trường hợp có sự mâu thuẫn giữa Bộ quy tắc và quy định pháp luật, Công ty sẽ tuân theo quy định pháp luật hiện hành để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong mọi hoạt động.
Trách nhiệm khi vi phạm xảy ra
Nhân viên có hành vi vi phạm Bộ quy tắc, các quy định, chính sách của TCV hoặc không tuân thủ các tiêu chuẩn đạo đức có thể phải chịu các hình thức kỷ luật phù hợp. 
Hình thức kỷ luật sẽ được xem xét dựa trên mức độ nghiêm trọng của vi phạm, trong một số trường hợp nghiêm trọng, Công ty có thể áp dụng hình thức chấm dứt hợp đồng lao động.
Ngoài ra, nhiều quy định trong Bộ quy tắc này và các chính sách nội bộ của TCV được xây dựng dựa trên pháp luật hiện hành. Do đó, nếu vi phạm có liên quan đến các quy định pháp luật, nhân viên có thể phải chịu các biện pháp xử lý theo quy định của pháp luật, đồng thời Công ty cũng có thể bị ảnh hưởng về mặt pháp lý.
C. NỘI DUNG CÁC QUY TẮC ỨNG XỬ
I. Quy tắc ứng xử nội bộ
Quy tắc chung
1.1 Công bằng
TCV đảm bảo môi trường làm việc công bằng, không có sự phân biệt đối xử dựa trên giới tính, dân tộc, vùng miền, tôn giáo, quốc gia hay bất kỳ yếu tố cá nhân nào khác. Chúng tôi áp dụng nguyên tắc minh bạch và công bằng trong tuyển dụng, phân công công việc, đánh giá năng lực, lương thưởng và chế độ đãi ngộ.
1.2 Môi trường làm việc
TCV xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện và an toàn, đảm bảo không có phân biệt đối xử, quấy rối hay bất kỳ hành vi nào ảnh hưởng tiêu cực đến nhân viên.
Công ty khuyến khích nhân viên phát huy năng lực, sáng tạo và đóng góp cải tiến trong công việc.
Đảm bảo ổn định việc làm, cung cấp cơ sở vật chất đầy đủ để hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả.
Chính sách đãi ngộ rõ ràng, minh bạch và công bằng được xây dựng để đảm bảo lợi ích lâu dài cho nhân viên.
1.3 Hồ sơ kinh doanh, tài chính
Hồ sơ kinh doanh hay các báo cáo tài chính phản ánh trung thực hoạt động của Công ty, đồng thời là cơ sở cho các quyết định chiến lược và việc tuân thủ quy định pháp lý. Vì vậy, tất cả nhân viên dù ở phòng ban, bộ phận có thẩm quyền, cần phải chịu trách nhiệm duy trì hồ sơ đầy đủ, chính xác, kịp thời và phản ánh trung thực các hoạt động kinh doanh của Công ty, trong phạm vi công việc của mình.
Mọi giao dịch phải được ghi nhận chính xác, minh bạch theo đúng tài khoản, kỳ kế toán và bộ phận liên quan.
Tất cả dự toán, giao dịch và lợi nhuận phải có hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.
Các báo cáo gửi cơ quan chức năng phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời, dễ hiểu.
Tuyệt đối không làm giả hồ sơ, bóp méo thông tin, trình bày sai bản chất giao dịch.
Không tham gia hoặc khuyến khích các hoạt động vi phạm quy định thuế hoặc luật pháp tại quốc gia hoạt động.
Ví dụ về các hành vi vi phạm tính xác thực của hồ sơ:
Báo cáo chất lượng bị chỉnh sửa để che giấu dữ liệu không đạt chuẩn.
Ghi nhận thời gian làm việc không đúng thực tế.
Hạch toán sai chi phí hoạt động.
1.4 Đào tạo và phát triển
TCV luôn tạo điều kiện để nhân viên học tập, phát triển kỹ năng và nâng cao chuyên môn, khuyến khích sáng tạo và áp dụng các ý tưởng vào thực tế.
Nhân viên được đánh giá chính xác, minh bạch và công bằng dựa trên thành tích, đồng thời cũng phải chịu trách nhiệm với sai sót của mình.
Công ty khuyến khích mỗi nhân viên xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp và tận dụng tối đa cơ hội học hỏi trong môi trường làm việc. Việc bổ nhiệm, ghi nhận, khen thưởng hoàn toàn dựa trên năng lực và kết quả thực tế.
1.5 Sử dụng và bảo vệ tài sản của Công ty
Tài sản Công ty bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình. Tài sản hữu hình có thể là tiền mặt/tiền trong tài khoản ngân hàng, bàn ghế, thiết bị văn phòng,… Tài sản vô hình bao gồm quyền sở hữu trí tuệ, thông tin bảo mật, thời gian làm việc, cũng như các hệ thống mạng và phần mềm.
Việc sử dụng tài sản của Công ty cần tuân thủ một số quy tắc sau:
Nhân viên có trách nhiệm sử dụng tài sản của Công ty đúng mục đích, tránh lãng phí.
Với tài sản hữu hình: Không sử dụng cho mục đích cá nhân hoặc mang tài sản ra khỏi Công ty khi chưa được phép. Tuân thủ các quy định về an toàn, bảo quản thiết bị và tiết kiệm tài nguyên.
Với tài sản vô hình: Không làm việc riêng trong giờ làm việc. Không sử dụng hệ thống phần mềm, hệ thống mạng cho mục đích cá nhân. 
Không lợi dụng các mối quan hệ mà bạn có được qua vị trí công việc hoặc do việc sử dụng tài sản và thông tin của Công ty nhằm trục lợi cá nhân.
Tuân thủ nghiêm túc mọi yêu cầu, hướng dẫn sử dụng cũng như bảo vệ tài sản của Công ty theo quy định và thông báo từ các bộ phận liên quan.
Sử dụng và bảo mật thông tin
Thông tin là tài sản quan trọng của Công ty, đóng vai trò cốt lõi trong việc ra quyết định, duy trì lợi thế cạnh tranh và đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Việc bảo mật thông tin không chỉ giúp Công ty bảo vệ dữ liệu quan trọng khỏi rủi ro rò rỉ hoặc xâm phạm, mà còn củng cố niềm tin của khách hàng, đối tác và nhân viên.
Vậy nên, tất cả nhân viên của Công ty cần tuân thủ các yêu cầu dưới đây khi tiếp nhận, sử dụng và xử lý các thông tin của Công ty, bao gồm:
Không chia sẻ thông tin bảo mật với bất kỳ ai bên ngoài Công ty, trừ khi công việc yêu cầu và phải áp dụng các biện pháp bảo vệ thích hợp, chẳng hạn như ký Cam kết bảo mật thông tin (NDA) trước khi tiết lộ.
Chỉ cung cấp thông tin bảo mật cho nhân sự nội bộ khi họ có nhu cầu công việc chính đáng. Chỉ chia sẻ thông tin qua e-mail và/hoặc các kênh giao tiếp chính thống sử dụng tại nội bộ Công ty.
Luôn bảo vệ thông tin bảo mật của Công ty trong mọi tình huống, kể cả khi làm việc từ xa hoặc sau khi đã rời khỏi Công ty.
Cập nhật theo yêu cầu và tuân thủ tuyệt đối các mục tiêu liên quan đến an toàn thông tin bởi ban ISO.
2.1 Bảo mật thông tin cá nhân
Trong phạm vi pháp luật cho phép, TCV thu thập và quản lý thông tin cá nhân liên quan đến tình trạng lao động của nhân viên, bao gồm lương thưởng, tình trạng sức khỏe và các chế độ đãi ngộ khác.
TCV cam kết tôn trọng quyền riêng tư và bảo mật thông tin cá nhân của tất cả nhân viên, đối tác kinh doanh và khách hàng.
Việc xử lý dữ liệu và thông tin cá nhân phải được thực hiện một cách cẩn trọng, có trách nhiệm và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật. Những nhân sự có trách nhiệm xử lý dữ liệu cá nhân phải tuân theo các nguyên tắc sau:
Thực hiện việc thu thập, sử dụng và xử lý thông tin cá nhân theo đúng quy định pháp luật.
Tuân thủ các nghĩa vụ bảo mật thông tin cá nhân theo hợp đồng liên quan.
Chỉ sử dụng dữ liệu cá nhân cho các mục đích công việc hợp pháp và lưu trữ trong thời gian cần thiết.
Giới hạn quyền truy cập và chia sẻ dữ liệu cá nhân trong phạm vi những người có trách nhiệm và cần thiết cho công việc.
Đảm bảo rằng những người được cấp quyền truy cập hoặc nhận thông tin cá nhân đều hiểu và cam kết tuân thủ quy định bảo mật.
Cho phép chủ sở hữu dữ liệu cá nhân xem xét và chỉnh sửa thông tin của họ khi cần thiết.
Kiểm soát chặt chẽ và ngăn chặn mọi hành vi tiết lộ dữ liệu cá nhân trái phép.
Ngoài ra, nghĩa vụ bảo mật thông tin cá nhân cũng được quy định cụ thể trong Thoả thuận về việc bảo vệ và xử lý dữ liệu cá nhân. Thỏa thuận bảo mật thông tin và không cạnh tranh của TCV.
Đối với những dự án hoạt động tại TCV, tùy vào đặc thù của dự án, nhân viên cũng có thể được yêu cầu ký thêm các cam kết bảo mật thông tin khác bên cạnh cam kết đã ký với TCV. Do đó, cần đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt tất cả các thỏa thuận bảo mật thông tin đã ký. 
2.2 Phát biểu công khai và trả lời phỏng vấn
Những thông tin được đăng tải trên các nền tảng như mạng xã hội, diễn đàn hoặc các kênh truyền thông đại chúng ngày càng được giám sát chặt chẽ bởi đồng nghiệp, đối tác, khách hàng và cơ quan quản lý. Một khi nội dung đã được công bố trên internet, dù là vô tình hay cố ý, việc xóa bỏ hoặc chỉnh sửa trở nên gần như không thể, do thông tin có thể đã bị sao chép, chia sẻ trên phạm vi cả nước, thậm chí toàn cầu, và tồn tại trong thời gian dài. Do đó, hãy tuân thủ các quy tắc sau:
Khi phát biểu công khai hoặc đăng tải thông tin trên các nền tảng truyền thông, nhân viên phải thận trọng và chỉ phát ngôn với tư cách cá nhân. Việc thể hiện hoặc ám chỉ rằng đang đại diện cho TCV chỉ được thực hiện khi có văn bản ủy quyền từ người có thẩm quyền.
Cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi chia sẻ bất kỳ thông tin nào liên quan đến bản thân hoặc người khác, tránh các nội dung có thể gây hiểu lầm, ảnh hưởng tiêu cực hoặc làm phát sinh những tình huống không mong muốn.
Nhân viên phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và hướng dẫn của Công ty khi phát biểu công khai, trả lời phỏng vấn hoặc sử dụng các nền tảng mạng xã hội, nhằm đảm bảo an toàn thông tin và thực hiện trách nhiệm một cách chuyên nghiệp.
2.3 Quy tắc ứng xử khi đi công tác trong nước
Tuân thủ lịch trình và nội dung công việc đã được phê duyệt.
Không lợi dụng nhiệm vụ công tác để thực hiện hành vi vi phạm đạo đức.
2.4 Quy tắc ứng xử khi đi công tác nước ngoài
Tuân thủ quy định pháp luật và văn hóa của quốc gia sở tại.
Ứng xử chuyên nghiệp, thể hiện hình ảnh tích cực của Công ty.
Thực hiện đúng nhiệm vụ được giao.
Tận dụng cơ hội để học hỏi và nâng cao chuyên môn.
2.5 Bảo vệ môi trường
Giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ, bài trí khoa học, thẩm mỹ, thoáng mát, đảm bảo tiêu chí "Xanh - Sạch - Đẹp".
Tuân thủ quy định của Công ty và pháp luật về bảo vệ môi trường.
2.6 Quy tắc ứng xử để giải quyết mâu thuẫn nội bộ
Bình tĩnh, phân tích vấn đề, đặt lợi ích chung lên hàng đầu.
Trao đổi thẳng thắn, thiện chí, tránh lôi kéo bè phái gây mất đoàn kết.
Trong trường hợp bất đồng trở thành mâu thuẫn nội bộ thì cán bộ quản lý trực tiếp hoặc người đứng đầu Công ty có trách nhiệm giải quyết thấu tình đạt lý để không ảnh hưởng đến công việc chung và đoàn kết nội bộ.
Quy tắc ứng xử giữa quản lý với nhân viên
Khuyến khích và tạo động lực để nhân viên phát huy năng lực, nâng cao hiệu suất làm việc và đóng góp vào sự phát triển chung.
Lắng nghe ý kiến phản hồi, quan tâm, hỗ trợ và hướng dẫn nhân viên trong công việc, giúp họ hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả.
Tạo điều kiện để nhân viên rèn luyện kỹ năng, trau dồi kiến thức và phát triển nghề nghiệp, đồng thời khuyến khích sáng tạo và ứng dụng ý tưởng vào thực tiễn.
Đối xử công bằng, khách quan, đánh giá nhân viên dựa trên năng lực, không phân biệt đối xử, không để yếu tố cá nhân ảnh hưởng đến quyết định quản lý.
Gương mẫu trong việc thực hiện quy định Công ty, không bao che sai phạm, không lạm dụng chức quyền hoặc đưa ra những đánh giá, phê bình thiếu cơ sở.
Quy tắc ứng xử giữa nhân viên với quản lý
Giao tiếp với quản lý bằng thái độ chuyên nghiệp, tôn trọng và lịch sự. Hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao để thể hiện trách nhiệm và năng lực cá nhân.
Chủ động học hỏi, nâng cao kỹ năng và đề xuất những sáng kiến thiết thực nhằm cải thiện hiệu quả công việc.
Tôn trọng quyết định và chỉ đạo của quản lý, tránh đồng tình một cách thiếu cân nhắc hoặc ủng hộ quan điểm không mang tính xây dựng. Khi có ý kiến đóng góp, cần trình bày trực tiếp, thẳng thắn với tinh thần hợp tác.
Tuân thủ sự phân công công việc, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đúng phạm vi trách nhiệm, không xử lý công việc ngoài thẩm quyền nếu chưa có sự chỉ đạo.
Quy tắc ứng xử giữa nhân viên với đồng nghiệp
Luôn giữ thái độ khiêm tốn, chân thành, tác phong chuyên nghiệp, thân thiện và tôn trọng đồng nghiệp, tạo môi trường làm việc tích cực.
Đề cao tinh thần đoàn kết, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc và cuộc sống để cùng phát triển.
Chủ động học hỏi từ đồng nghiệp có kinh nghiệm, đồng thời sẵn sàng chia sẻ, góp ý giúp nhau hoàn thiện kỹ năng và nâng cao năng lực.
Khi làm việc nhóm, cần chủ động phối hợp để hoàn thành nhiệm vụ. Nếu có bất đồng quan điểm, hãy báo cáo với quản lý trực tiếp hoặc cấp quản lý liên quan để được hướng dẫn giải quyết.
Trách nhiệm trong công việc: Không đùn đẩy, né tránh trách nhiệm hay gây mất đoàn kết nội bộ.
Xây dựng mối quan hệ tin cậy, thẳng thắn và tôn trọng lẫn nhau. Tránh nói xấu, đố kỵ hoặc đưa ra những nhận xét thiếu xây dựng.
II. Quy tắc ứng xử với bên ngoài
Đối với cơ quan nhà nước
1.1 Tuân thủ pháp luật và quy định của nhà nước
Công ty TCV cam kết tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành, thực hiện nghiêm túc các chỉ thị, nghị quyết và hướng dẫn của Chính phủ và các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
1.2 Hợp tác với các Bộ, ngành liên quan
Công ty luôn thực hiện đầy đủ các chỉ đạo từ các Bộ, ngành có liên quan trong quá trình hoạt động. Chúng tôi duy trì mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với các cơ quan chức năng để đảm bảo tuân thủ quy định, tối ưu hóa hiệu quả công việc và xử lý thủ tục hành chính nhanh chóng.
1.3 Quan hệ với chính quyền địa phương
Công ty TCV cam kết tuân thủ các quy định của chính quyền địa phương nơi Công ty hoạt động. Công ty khuyến khích nhân viên tham gia các hoạt động xã hội có ý nghĩa tại địa phương, đồng thời phối hợp với cơ quan an ninh để đảm bảo an toàn và trật tự trong môi trường làm việc.
Đối với khách hàng, đối tác
2.1 Ứng xử với khách hàng
Khi giao tiếp với khách hàng, nhân viên phải thể hiện thái độ thân thiện, chuyên nghiệp, tôn trọng, đồng thời duy trì tác phong nhanh nhẹn, tận tâm và có trách nhiệm trong mọi tình huống.
Mọi giao dịch và trao đổi với khách hàng phải tuân thủ đúng quy định của Công ty. Không phát ngôn tùy tiện, không sử dụng ngôn từ thiếu chuẩn mực, không gây khó dễ hay đưa ra yêu cầu không có trong quy định của Công ty.
Nhân viên có trách nhiệm cập nhật đầy đủ và chính xác thông tin về sản phẩm, dịch vụ, chính sách Công ty để đảm bảo khách hàng luôn nhận được thông tin minh bạch và chính xác. Công ty nghiêm cấm hành vi lừa dối khách hàng hoặc cung cấp thông tin sai lệch về sản phẩm, dịch vụ.
Khi khách hàng có thắc mắc hoặc yêu cầu hỗ trợ, nhân viên theo đúng thẩm quyền phải xử lý kịp thời, thỏa đáng và chủ động theo dõi kết quả sau khi vấn đề được giải quyết.
Bảo mật thông tin khách hàng là nguyên tắc quan trọng đối với Công ty và tất cả nhân viên. Tuyệt đối không cung cấp thông tin khách hàng cho bên thứ ba nếu chưa có sự đồng ý của khách hàng và Công ty, trừ trường hợp có yêu cầu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
2.2 Ứng xử với đối tác
TCV xây dựng mối quan hệ với đối tác dựa trên nguyên tắc bình đẳng, tôn trọng lẫn nhau, hướng đến sự hợp tác lâu dài và bền vững.
Mọi giao dịch và hợp tác đều tuân thủ pháp luật và các thỏa thuận giữa hai bên. Trong trường hợp xảy ra vướng mắc hoặc xung đột, các bên cần giải quyết trên tinh thần công bằng, thiện chí và tôn trọng lợi ích chung.
Nhân viên cần duy trì thái độ chuyên nghiệp, lịch thiệp, đảm bảo quy tắc ứng xử phù hợp khi làm việc với đối tác.
Khi làm việc với đối tác nước ngoài hoặc đi công tác quốc tế, nhân viên phải tôn trọng và tuân thủ luật pháp, văn hóa và quy tắc ứng xử tại nước sở tại.
Tuyệt đối không có hành vi ép buộc, gây áp lực hoặc lợi dụng quan hệ hợp tác để trục lợi cá nhân.
2.3 Ứng xử với truyền thông và quảng cáo
2.3.1 Ứng xử với truyền thông
Chỉ những người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền bởi TCV mới được phép cung cấp thông tin và phát ngôn trước truyền thông.
Mọi thông tin cung cấp cho truyền thông phải đảm bảo tính trung thực, kịp thời, tuân thủ quy định của pháp luật và chính sách của Công ty. Nội dung truyền thông cần công khai, minh bạch, dễ hiểu để tạo sự đồng thuận trong dư luận và bảo vệ lợi ích của TCV.
TCV chủ động tham gia các giải thưởng trong nước và quốc tế liên quan đến lĩnh vực hoạt động của Công ty. Các đề cử giải thưởng phải được xem xét và phê duyệt nội bộ, đảm bảo minh bạch và phù hợp với định hướng phát triển của Công ty. Mọi thông tin liên quan cần được quản lý chặt chẽ, tránh phát ngôn sai lệch hoặc ảnh hưởng đến hình ảnh TCV.
2.3.2 Đối với quảng cáo
Hoạt động quảng cáo phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật và chính sách của Công ty.
Nội dung quảng cáo cần cung cấp thông tin chính xác, minh bạch, phục vụ chiến lược phát triển, kinh doanh và quảng bá thương hiệu của TCV tại thị trường trong nước và quốc tế.
2.3.3 Quảng cáo tuyển dụng trên các nền tảng truyền thông
Thông tin tuyển dụng phải rõ ràng, trung thực, không gây hiểu lầm về công việc, chế độ đãi ngộ hoặc điều kiện làm việc.
Không sử dụng nội dung giật gân, gây hiểu lầm hoặc sai lệch với thực tế để thu hút ứng viên.
Mọi hình ảnh, video hoặc nội dung liên quan đến tuyển dụng phải được kiểm duyệt trước khi đăng tải.
Nhân viên không tự ý đăng bài tuyển dụng trên các kênh không chính thức mà chưa được phê duyệt bởi bộ phận nhân sự, truyền thông và/hoặc bộ phận tuyển dụng có liên quan.
2.4 Ứng xử với đối thủ cạnh tranh
Việc thu thập, sử dụng và chia sẻ thông tin về đối thủ cạnh tranh chỉ được thực hiện khi tuân thủ các quy định pháp luật và chuẩn mực đạo đức kinh doanh.
Không sử dụng các phương thức bất hợp pháp như đánh cắp, nghe lén, ghi âm trái phép, hối lộ hoặc các hành vi gian lận khác để thu thập thông tin liên quan đến đối thủ cạnh tranh.
Không tiếp nhận, sử dụng hoặc tiết lộ thông tin có được từ hành vi vi phạm thỏa thuận bảo mật giữa bên cung cấp thông tin và đối thủ cạnh tranh của Công ty.
Mọi thông tin liên quan đến cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp khác phải được xử lý một cách thận trọng và có trách nhiệm. Các thông tin này chỉ được sử dụng trong phạm vi cần thiết cho công việc và chỉ chia sẻ với những cá nhân có thẩm quyền hoặc trách nhiệm liên quan. Khi cần thiết phải trình bày thông tin này, nhân viên phải hạn chế tối đa việc tiết lộ danh tính của cá nhân hoặc tổ chức được đề cập.
Xung đột lợi ích
Xung đột lợi ích là khi quyền lợi cá nhân hoặc quyền lợi của người thân nhân viên ảnh hưởng hoặc có biểu hiện gây ảnh hưởng đến quyền lợi Công ty. 
Trong bất kỳ hoàn cảnh hoặc trường hợp nào, nhân viên cần đảm bảo mọi quyết định, hành động nào được thực hiện cần dựa trên cơ sở khách quan, độc lập và vì lợi ích cao nhất của Công ty, không bị chi phối bởi bất kỳ bên thứ ba nào, bất kỳ mối quan hệ hoặc là khoản lợi ích nào.
3.1 Xung đột lợi ích với hoạt động bên ngoài Công ty
3.1.1 Người thân và bạn bè
Nhằm đảm bảo tính minh bạch và phòng ngừa xung đột lợi ích trong môi trường làm việc, nhân viên cần thực hiện việc kê khai và cập nhật các mối quan hệ cá nhân với người thân, đồng nghiệp hoặc đối tác đang có giao dịch với Công ty TCV, cụ thể như sau:
Đối với nhân viên mới: Cần cập nhật cho Phòng Nhân sự về mối quan hệ với đồng nghiệp trong Công ty và với đối tác đang giao dịch ngay từ ngày đầu nhận việc.
Đối với nhân viên hiện tại: Cập nhật kịp thời nếu có người thân thuộc danh sách quy định (vợ/chồng, cha mẹ, con, anh/chị/em ruột, anh rể/chị dâu/em rể/em dâu, người thân bên vợ/chồng...) gia nhập hoặc đang làm việc tại Công ty, hoặc có liên quan đến đối tác đang giao dịch.
Nguyên tắc bố trí công việc: Người có quan hệ gia đình không được nắm giữ các vị trí kiểm soát đối lập trong cùng quy trình. Nếu phát sinh, phải báo cáo Trưởng bộ phận và Phòng Nhân sự để được xử lý phù hợp.
3.1.2 Quà tặng, tiếp đãi và các lợi ích khác
Lãnh đạo, quản lý và toàn bộ nhân viên không được trực tiếp hoặc gián tiếp yêu cầu hay nhận bất kỳ khoản hoa hồng, chi phí, ưu đãi, quà tặng, bữa ăn hoặc hình thức tiếp đãi nào khác từ khách hàng, nhà cung cấp hoặc người đại diện của họ – dù dành cho bản thân hay người thân. Những hành vi này có thể làm ảnh hưởng đến tính khách quan trong việc ra quyết định vì lợi ích tốt nhất của Công ty, bất kể là trước, trong hay sau quá trình giao dịch với các bên liên quan đồng thời cũng vi phạm quy định về phòng chống tham nhũng của tập đoàn.
Quà tặng
Những món quà tặng có thể nhận có thể kể đến như: Quà tặng mang tính tượng trưng, cúp, bằng chứng nhận hoặc tượng ghi nhận mối quan hệ kinh doanh; quà tặng hoặc đề nghị giảm giá cho toàn thể hoặc một nhóm lớn nhân viên (ví dụ: ưu đãi sử dụng dịch vụ gửi cho toàn bộ nhân viên nữ của Công ty nhân dịp 8/3, 20/10,...)
Việc nhận quà tặng để đổi lại cho một hứa hẹn hoặc sẽ làm một điều gì đó cho khách hàng, đối tác hoặc nhà cung cấp, nhận quà tặng bằng tiền mặt hoặc tương đương tiền mặt (như phiếu quà tặng, mua hàng) đều không được chấp nhận.
Các bữa ăn, tiếp đãi và lợi ích khác:
Không được nhận các bữa ăn, tiếp đãi hoặc lợi ích khác từ khách hàng hay nhà cung cấp để đổi lấy việc thực hiện, hoặc hứa hẹn thực hiện, bất kỳ hành động nào vì lợi ích của họ.
Trường hợp khách hàng hoặc nhà cung cấp mời bạn tham gia các chuyến du lịch hoặc sự kiện văn hóa, thể thao quy mô lớn, nhân viên cần tham vấn quản lý trực tiếp để đánh giá tính cần thiết phục vụ công việc. Nếu sự tham gia là hợp lý, mọi chi phí liên quan cần được Công ty chi trả thay vì để khách hàng hoặc nhà cung cấp tài trợ.
Ngoài ra, nhân viên tuyệt đối không được trực tiếp hoặc gián tiếp đề nghị, hứa hẹn, hoặc chi trả bất kỳ khoản tiền, quà tặng hay lợi ích nào cho nhân viên hoặc người đại diện của khách hàng, nhà cung cấp nhằm mục đích tạo ảnh hưởng không minh bạch đến quyết định kinh doanh hoặc để cảm ơn vì đã có hành động mang lại lợi ích cho cá nhân hoặc Công ty.
Các hoạt động khác bên ngoài Công ty
Nhân viên có thể tham gia các công việc ngoài Công ty TCV nếu những công việc này không ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc tại Công ty. Tuy nhiên, xung đột lợi ích có thể phát sinh nếu công việc bên ngoài làm suy giảm khả năng hoàn thành nhiệm vụ tại TCV, dẫn đến rò rỉ thông tin mật hoặc gây ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín, hình ảnh của Công ty, do đó cần tham khảo kỹ các chính sách tuyển dụng và các điều khoản trong hợp đồng lao động để nắm rõ các giới hạn liên quan đến việc làm ngoài.
3 3.2 Xung đột lợi ích với hoạt động nội bộ trong Công ty
3.2.1 Hoạt động tuyển dụng và quản lý nhân sự
Quá trình tuyển dụng và sử dụng nhân sự của Công ty phải tuân theo các nguyên tắc sau:
Việc tuyển dụng và sử dụng nhân sự cần phải đáp ứng đúng các yêu cầu thực tế của Công ty.
Quy trình tuyển dụng và sử dụng nhân sự phải đảm bảo sự công bằng và minh bạch.
Các tiêu chí tuyển dụng cần được xác định rõ ràng, dựa trên năng lực, kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp với yêu cầu công việc cụ thể.
Không chấp nhận bất kỳ sự can thiệp hay ảnh hưởng nào làm sai lệch kết quả của quy trình tuyển dụng và sử dụng nhân sự.
Bất kỳ hành vi nào không tuân thủ hoặc tiềm ẩn nguy cơ làm ảnh hưởng đến việc thực thi các nguyên tắc nêu trên đều được xem là hành vi vi phạm và sẽ bị xử lý theo quy định hiện hành của Công ty.
Ngoài ra, việc lợi dụng vị trí công tác, chức vụ hay các mối quan hệ cá nhân trong nội bộ Công ty để gây ảnh hưởng đến quá trình tuyển dụng, bố trí nhân sự, nhằm mang lại lợi ích cá nhân hoặc ưu ái cho người thân, cũng bị coi là vi phạm và sẽ bị xem xét xử lý theo đúng quy trình kỷ luật của Công ty.
3.2.2 Hoạt động mua sắm
Quy trình mua sắm hàng hóa và dịch vụ, cũng như việc lựa chọn đối tác cung cấp, cần được tiến hành dựa trên các tiêu chí rõ ràng và hợp lý như: nhu cầu thực tế, chất lượng sản phẩm/dịch vụ, giá cả và các yếu tố liên quan khác.
Trong trường hợp bạn được phân công phối hợp hoặc tham gia vào quá trình lựa chọn, đánh giá hoặc thương thảo với nhà cung cấp, bạn cần tuân thủ đầy đủ các quy định và quy trình mua sắm hiện hành của Công ty. Mọi quyết định liên quan cần được thực hiện một cách khách quan, minh bạch, và không bị chi phối bởi lợi ích cá nhân hay các mối quan hệ riêng tư, nhằm đảm bảo tối ưu lợi ích chung của Công ty.
3.2.3 Hoạt động nội bộ khác
Mọi hoạt động nội bộ khác trong Công ty cần tuân thủ các nguyên tắc chung nhằm ngăn ngừa và tránh phát sinh xung đột lợi ích dưới bất kỳ hình thức nào.
III. CÁC NGHI THỨC ỨNG XỬ CỤ THỂ
Văn hóa chào hỏi và giao tiếp
1.1 Văn hóa chào hỏi
Giữ tác phong chuyên nghiệp: Đứng thẳng, mắt nhìn trực diện, thể hiện sự tôn trọng khi gặp gỡ đồng nghiệp, khách hàng, đối tác.
Nụ cười và thái độ thân thiện: Khi chào hỏi, hãy mỉm cười, gật đầu thể hiện sự cởi mở.
Chủ động giới thiệu bản thân: Không nên im lặng chờ người khác giới thiệu.
Thứ tự ưu tiên chào hỏi như sau:
Nhân viên chào cấp trên trước, cấp trên chào lại.
Đồng nghiệp cùng cấp: Người ít tuổi chào người nhiều tuổi trước.
Khi người được chào đang bận, có thể chỉ cần cười hoặc gật đầu thay lời chào.
1.2 Văn hóa bắt tay
Mục đích của việc bắt tay trong công việc là chào hỏi, tạm biệt, thể hiện sự chúc mừng hay nhất trí về một vấn đề gì đó. Vì thế, cần thực hiện nó bằng sự ấm áp, thân thiện và chân thành.
Bắt tay với thái độ tôn trọng, thân thiện: Nhìn thẳng vào mắt, mỉm cười, bắt bằng tay phải.
Giữ tư thế đúng: Đứng thẳng, đối diện hoàn toàn với người bắt tay.
Thứ tự ưu tiên:
Bắt tay theo thứ tự người đến trước, người có chức vụ cao hơn.
Nếu ở vị trí thấp hơn, hãy đợi đối tác chủ động chìa tay trước.
Tránh các hành vi không phù hợp:
Không bắt tay quá lâu, lắc mạnh hoặc thể hiện thái độ thiếu nghiêm túc.
Không cúi lưng hoặc dùng cả hai tay nếu chưa phù hợp với bối cảnh
1.3 Văn hóa giới thiệu và tự giới thiệu
Khi giới thiệu người khác:
Giới thiệu người có vị trí thấp hơn cho người có vị trí cao hơn.
Giới thiệu đồng nghiệp trong Công ty trước khi giới thiệu đối tác hoặc khách.
Khi tự giới thiệu:
Giới thiệu ngắn gọn về tên, bộ phận làm việc tại TCV.
Thái độ lịch sự, khiêm tốn, tránh rườm rà.
1.4 Văn hóa sử dụng danh thiếp
Chuẩn bị sẵn danh thiếp khi gặp gỡ đối tác, khách hàng.
Đảm bảo danh thiếp sạch sẽ, không nhàu nát, không viết thêm thông tin lên danh thiếp.
Mẫu danh thiếp được sử dụng thống nhất theo quy định của Công ty TCV.
Cách trao đổi danh thiếp:
Người tự giới thiệu đưa danh thiếp trước.
Đưa danh thiếp bằng hai tay hoặc tay phải, sao cho người nhận có thể đọc dễ dàng.
Khi nhận danh thiếp, gật đầu nhẹ, xem qua thông tin trước khi cất đi.
Nếu cần, có thể hỏi lại về cách phát âm tên hoặc thông tin chưa rõ.
Khi trao đổi danh thiếp với nhiều người, hãy bắt đầu với người ở vị trí cao nhất hoặc lớn tuổi nhất.
Khi trao đổi danh thiếp với từ hai nhóm trở lên, hãy bắt đầu với người đứng đầu của các nhóm này.
Văn hóa làm việc
2.1 Văn hóa trang phục tại nơi làm việc
Nhân viên phải đeo thẻ tên trong thời gian làm việc và khi giao dịch công tác.
Trang phục công sở hoặc đồng phục theo quy định, đảm bảo sạch sẽ, gọn gàng, lịch sự, không rườm rà hay lòe loẹt.
Không được sử dụng các trang phục sau:
Chân trần, dép lê, tất/vớ da có hoa văn.
Trang phục quá mỏng, quá ngắn (váy trên đầu gối 15cm với nữ, quần phải chạm mắt cá chân với nam).
Quần Jeans rách, quần soóc, quần bó sát, quần họa tiết sặc sỡ.
Áo sơ mi nhàu nát, cổ trễ, xuyên thấu, áo hai dây, áo sát nách.
Trang phục có biểu tượng, biểu ngữ phân biệt chủng tộc, tôn giáo hoặc trái thuần phong mỹ tục.
2.2 Văn hóa nơi làm việc
Duy trì môi trường làm việc sạch đẹp, gọn gàng, tuân thủ nội quy, quy định của Công ty.
Sắp xếp vật dụng, thiết bị khoa học, đảm bảo an toàn, vệ sinh và phòng chống cháy nổ.
Không tự ý sử dụng tài liệu, đồ dùng cá nhân của người khác khi chưa được phép.
Không ăn vặt, hút thuốc lá trong giờ làm việc hoặc trong khu vực làm việc.
Giữ trật tự, không tụ tập gây ồn ào ảnh hưởng đến đồng nghiệp.
Lịch sự khi ra vào phòng, gõ cửa trước khi vào, đóng cửa khi đi ra.
Tiết kiệm điện, nước, văn phòng phẩm và sử dụng tài sản Công ty hiệu quả.
2.3 Văn hóa khi làm việc
Tuân thủ thời gian làm việc, đi/về đúng giờ, không chậm trễ khi đi công tác.
Báo cáo kịp thời với quản lý trực tiếp nếu nghỉ đột xuất hoặc đến muộn.
Chào hỏi lịch sự, văn minh khi đến và rời Công ty.
Không sử dụng rượu, bia, chất kích thích trong giờ làm việc hoặc giờ nghỉ trưa để đảm bảo tỉnh táo và không ảnh hưởng đến công việc.
Giao tiếp có văn hóa: Nói chuyện nhẹ nhàng, ngắn gọn, tránh cắt ngang lời người khác.
Thái độ làm việc nghiêm túc, sẵn sàng trao đổi, đóng góp ý kiến một cách cởi mở.
Duy trì tinh thần trách nhiệm, chủ động và tận tâm trong công việc.
2.4 Văn hóa ứng xử, giao tiếp
Với đối tác:
Chào hỏi - Giới thiệu tên - Vị trí công tác.
Thái độ cư xử lịch thiệp, hòa nhã, đúng nghi thức và phù hợp về hình thức.
Với khách hàng: Luôn tâm niệm biết ơn khách hàng, mang lại những dịch vụ trên cả mong đợi của khách hàng. Đồng thời, coi trọng sự tương tác với khách hàng, nỗ lực cải thiện chất lượng dịch vụ, bảo vệ thông tin, tài sản của khách hàng. 
Chào hỏi với thái độ chuẩn mực, có văn hóa.
Giao tiếp lịch sự, thái độ ân cần cởi mở, biểu hiện sự thân thiện, tôn trọng khách hàng.
Giải thích rõ ràng, không vòng vo, không đùn đẩy trách nhiệm.
Với cấp trên: 
Luôn có thái độ cầu thị, chân thành.
Lời nói nhẹ nhàng thể hiện sự tôn trọng, lễ phép với cấp trên.
Với cấp dưới: 
Luôn lắng nghe và chia sẻ tạo bầu không khí vui tươi thoải mái.
Tôn trọng cấp dưới, tạo mọi điều kiện để cấp dưới có thể phát huy kỹ năng chuyên môn trong lĩnh vực đang phụ trách.
Với đồng nghiệp: 
Luôn chân thành, cởi mở, vui vẻ, hòa nhã và tôn trọng đồng nghiệp.
Văn hóa hội họp
3.1 Văn hóa giờ giấc
Đối với cuộc họp trực tiếp: Đến trước ít nhất 5 phút trước khi cuộc họp bắt đầu.
Đối với cuộc họp trực tuyến: Truy cập đường dẫn cuộc họp ít nhất 5 phút trước khi cuộc họp bắt đầu.
Trong trường hợp vì lý do chính đáng không thể tham gia cuộc họp hoặc đến muộn giờ, cần thông báo với người tổ chức ngay khi có thể và trước khi cuộc họp được bắt đầu.
3.2 Lắng nghe chủ động
Đảm bảo hiểu rõ nội dung và trách nhiệm của bản thân trong cuộc họp. Nếu có bất kỳ điều gì chưa rõ, đừng ngần ngại yêu cầu được giải thích thêm.
Tuân thủ chỉ dẫn của người chủ trì cuộc họp.
Tránh làm việc riêng (đọc báo, sử dụng điện thoại, v.v.) trong suốt cuộc họp.
Đối với cuộc họp trực tuyến, cần tắt thiết bị thu tiếng (micro) trong suốt quá trình họp, đảm bảo chỉ bật micro khi có nhu cầu phát biểu, trao đổi hoặc tranh luận. 
Tôn trọng quan điểm của người khác và giữ thái độ tích cực.
Thể hiện sự quan tâm qua ánh mắt và ngôn ngữ cơ thể.
3.3 Phát biểu trong cuộc họp
Ra tín hiệu với người chủ trì cuộc họp khi có nhu cầu phát biểu.
Trình bày ngắn gọn, đi vào trọng tâm và luôn giữ thái độ lịch sự. 
Không ngắt lời khi người khác có mặt trong cuộc họp đang phát biểu.3
D. LỜI KẾT
Bộ Quy tắc Ứng xử không chỉ đặt ra những nguyên tắc cần tuân thủ, mà còn định hình văn hóa làm việc chuyên nghiệp, trách nhiệm và tôn trọng lẫn nhau tại TCV. Mỗi nhân viên, bằng sự tự giác và cam kết của mình, góp phần xây dựng một môi trường minh bạch, công bằng và phát triển bền vững.
Việc tuân thủ Bộ quy tắc không chỉ giúp nâng cao hình ảnh cá nhân mà còn khẳng định giá trị và uy tín của Công ty trong mắt khách hàng, đối tác và cộng đồng. Hơn cả một nghĩa vụ, đây là sự cam kết chung để cùng nhau tạo dựng một tập thể vững mạnh, nơi mọi cá nhân đều có cơ hội phát triển và thành công.